Przepisy obligują przedsiębiorców do przechowywania dokumentów księgowych. Dlatego warto zastanowić się nad tym, jakie dokumenty księgowe należy przechowywać, jak je archiwizować oraz jakie są terminy przechowywania tej dokumentacji.
Dokumentację księgową prowadzi się dla celów podatkowych. Należy pamiętać, że jest ona podstawowym dowodem dla urzędu skarbowego podczas ewentualnej kontroli. Łamanie przepisów, które dotyczą przechowywania dokumentów księgowych może niestety wiązać się z poważnymi konsekwencjami, jeśli w trakcie kontroli pojawią się jakiekolwiek uchybienia czy nieścisłości. Stąd też należy być skrupulatnym i rzetelnym przy jej prowadzeniu i nie pozbywać się dowodów potwierdzających dokonanie transakcji (na przykład faktur, korekt czy duplikatów). Ponadto zawsze podczas zamykania roku podatkowego do dokumentacji księgowej należy dołączyć kopię rocznej deklaracji podatkowej.
Jakie dokumenty księgowe powinienem przechowywać?
Pośród dokumentów księgowych, które koniecznie należy przechowywać znajdują się:
- księgi podatkowe, w tym: dla pełnej księgowości są to księgi rachunkowe, zaś dla uproszczonej rachunkowości – PKPiR,
- ewidencje sprzedaży,
- rejestry VAT sprzedaży oraz zakupów,
- dowody księgowe (potwierdzenia sprzedaży, zakupów i innych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej),
- deklaracje
- dokumentacja inwentaryzacyjna (spis z natury),
- sprawozdania finansowe.
Przechowywanie dokumentów księgowych – podstawowe zalecenia
Dokumenty księgowe należy zabezpieczyć. W przypadku dokumentacji finansowej trzeba zadbać, by osoby nieupoważnione nie miały do niej dostępu. Dokumentacja księgowa powinna być przechowywana w porządku chronologicznym, uwzględniającym podziały na miesiące i rodzaj kosztów, czyli kolejno: kasa, wynagrodzenia, dokumenty kosztowe oraz wyciąg. Niektórzy dodają podział na projekty, wszystko zależy bowiem od tego, jaki sposób będzie najbardziej odpowiedni dla naszego przedsiębiorstwa. Przede wszystkim dowody powinny być tak przechowywane, by podczas kontroli skarbowej dostęp do nich był łatwy i swobodny.
Jak archiwizować dokumenty księgowe?
Mając na uwadze powyższe okoliczności, trzeba wiedzieć, w jaki sposób należy archiwizować posiadane dokumenty księgowe. Powinno się je podzielić na okresy rozliczeniowe i należycie opisać. Trzeba przy tym wyznaczyć odpowiednie, tzn. bezpieczne miejsce. Jednakże należy wiedzieć, że przedsiębiorca nie ma konieczności archiwizowania dokumentów księgowych. Może on to przedsięwzięcie scedować na biuro księgowe zajmujące się prowadzeniem księgowości danej firmy. Jeśli decydujemy się na takie rozwiązanie, wówczas jesteśmy zobligowani do zgłoszenia tego faktu odpowiedniemu organowi – naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie do piętnastu dni od momentu wydania dokumentów księgowych biuru rachunkowemu. Pamiętajmy przy tym, by upewnić się, że w przypadku kontroli dokumentacja zostanie urzędnikowi niezwłocznie udostępniona.
Dokumenty księgowe a forma elektroniczna
Obecnie standardem jest korzystanie z programów komputerowych do prowadzenia księgowości. Jak wiadomo, ustawa o rachunkowości mówi o tym, że przechowywać należy oryginalne dokumenty księgowe. Jak więc ma się to do dokumentacji elektronicznej? Otóż w przypadku dokumentów księgowych istnieje możliwość przechowywania ich w formie elektronicznej. Muszą jednak zaistnieć ku temu pewne warunki, a zatem trzeba: przestrzegać chronologii, porządku, podziału na okresy rozliczeniowe, odpowiednio je zabezpieczyć przed dokonaniem niedozwolonych zmian, a także przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. Przedsiębiorca powinien zatem stworzyć kopie zapasowe elektronicznych dokumentów księgowych, które zapisze na trwałych nośnikach. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą będą musiały wydrukować niektóre e-dokumenty, ponieważ regulacje ustawy o rachunkowości nie znajdują tu niekiedy zastosowania.
Terminy przechowywania dokumentacji księgowej
Dokumenty księgowe przechowuje się do celów podatkowych przez okres pięciu lat licząc od końca roku, w którym miał miejsce termin uiszczenia podatku. Jest to moment, w którym następuje przedawnienie podatkowe. W przypadku podatku dochodowego trzeba liczyć pięć lat od końca roku, w którym go uregulowano. Po upływie tego okresu, zarchiwizowane dokumenty można zniszczyć, ponieważ przepisy nie regulują tej kwestii. Zaleca się jednak sporządzenie protokołu ze zniszczonych dokumentów. Pamiętajmy też, że przechowywanie dokumentów pracowniczych, kadrowych dotyczy innego okresu, bowiem przedsiębiorca jest zobligowany do trzymania ich przez pięćdziesiąt lat. Akta osobowe powinny być przechowywane przez pięćdziesiąt lat od dnia zakończenia stosunku pracy, zaś dokumentacja płacowa – przez pięćdziesiąt lat od dnia jej wytworzenia.
Biuro rachunkowe, Biuro rachunkowe Opole, usługi księgowe, usługi księgowe Opole, usługi rachunkowe,
usługi rachunkowe Opole, ochrona danych osobowych,
<a href=”https://contadora.pl”> contadora.pl </a>