Żaden z przepisów obowiązujących w zakresie VAT nigdy nie regulował kwestii anulowania faktur VAT w przypadku, gdy zostały one wystawione przez pomyłkę (choć nie powinny zostać w ogóle wystawione). Sytuacje takie zdarzyć się mogą w każdej firmie, albo poprzez błędną obsługę programu księgowego, albo też wówczas, gdy dostawca wystawi fakturę, natomiast transakcja w ogóle nie dojdzie do skutku, bo np. nabywca wycofa się z umowy.
Jeżeli transakcja nie miała w ogóle miejsca, a faktura została wystawiona omyłkowo, wówczas nabywca nie będzie zainteresowany ani otrzymaniem faktury, ani też fakturą korygującą, czy też jej potwierdzaniem i odsyłaniem do wystawcy. Skoro nie doszło do dostawy towaru, czy też usługa nie została wykonana, nabywca może w ogóle takiej omyłkowo wystawionej faktury nie odebrać, bądź – nawet gdy odbierze – zniszczyć.
Wystawca faktury w takich przypadkach ma problem, w jaki sposób „wycofać” taki błędnie wystawiony dokument.
Generalnie organy podatkowe prezentują stanowisko, zgodnie z którym istnieje możliwość anulowania faktury, jeżeli faktura ta nie została wprowadzona do obrotu. Interpretacja pojęcia „wprowadzenie do obrotu” jest jednak niejasna. Czy wprowadzenie faktury do obrotu, to jej zaewidencjonowanie, czy też wysłanie do odbiorcy? Czy w przypadku gdy towar zostanie wysłany zgodnie z zamówieniem do odbiorcy, a ten odeśle towar wraz z fakturą, można mówić o wprowadzeniu faktury do obrotu?
Jeżeli wystawiona faktura nie dokumentuje wykonania czynności sprzedaży, nie została wysłana do klienta, a sprzedawca posiada zarówno oryginał, jak i kopię tej faktury, organy podatkowe dopuszczają możliwość anulowania faktury poprzez dokonanie na oryginale i kopii stosownych adnotacji np. „anulowano dnia…” wraz z podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur. Anulowana faktura nie powinna być wprowadzana do ewidencji VAT i wykazywana w deklaracji VAT, a jedynie przechowywana w dokumentach sprzedawcy. W przypadku kasy rejestrującej anulowanie sprzedaży należy dokonać ręcznie opisując przypadek w zeszycie korekt, a dokumentem potwierdzającym będzie oryginał paragonu fiskalnego.
Przy omawianiu zagadnienia anulowania faktur VAT warto przytoczyć interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 19 sierpnia 2010 r., nr IPPP2/443-397/10-4/KOM. Przedmiotem wątpliwości podatnika była sytuacja, w której pomimo wystawienia przez niego faktury nie dochodzi do faktycznego wykonania czynności, którą faktura taka dokumentuje. Czasem przesyłka wraz z fakturą wraca w całości do sprzedawcy (nabywca nie odbiera przesyłki, tylko ją odsyła). Zdarza się także, że nabywca odbiera przesyłkę i fakturę, a dopiero później odsyła towar i fakturę sprzedawcy. Organ podatkowy dopuszcza możliwość anulowania faktur VAT, w przypadku gdy nie doszło do faktycznego wykonania czynności określonych w fakturze oraz gdy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy – zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej – tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną. Warunkiem koniecznym anulowania faktury jest posiadanie oryginału i kopii faktury.
Zastanowić się warto nad przytoczonymi w uzasadnieniu interpretacji argumentami.
Przyczyną anulowania faktury – jak podkreślają organy podatkowe i sądy – ma być przede wszystkim fakt, że nie doszło do wykonania czynności podlegających opodatkowaniu. Organy podatkowe nie nakazują analizować, czy to, że czynność nie została wykonana, wynika z winy nabywcy, który odmówił np. odebrania zamówionego towaru, czy sprzedawcy, który przykładowo błędnie wystawił fakturę w systemie księgowym, choć transakcja w ogóle nie miała mieć miejsca. Skoro więc chodzi o to, aby czynność nie została dokonana, to – zdaniem redakcji – trudnym do zaakceptowania warunkiem jest, aby wystawca faktury posiadał zarówno jej oryginał, jak i kopię. Jeżeli to właśnie posiadanie oryginału i kopii dokumentu wystawionego błędnie ma być bezwzględnym warunkiem umożliwiającym anulowanie faktury, to w zasadzie w bardzo wielu przypadkach podatnicy pozbawieni będą możliwości anulowania błędnego dokumentu. Jeżeli bowiem nabywca otrzyma fakturę VAT, która niczego nie dokumentuje, i nie odeśle tego dokumentu do wystawcy, to wystawca który się po prostu pomylił, musi odprowadzić podatek należny, choć transakcja nie miała miejsca.
Wprawdzie zdaniem redakcji wystarczającą przesłanką do anulowania faktur VAT powinno być to, że transakcja nie miała miejsca, a faktura nie dokumentuje żadnej z czynności opodatkowanych, jednak wydaje się, że w świetle stanowiska prezentowanego przez organy podatkowe anulowanie faktury bez dysponowania jej oryginałem byłoby zbyt ryzykowne.